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Seguimiento del Control Interno

Seguimiento del Control Interno

16 de noviembre 2017

La etapa de Seguimiento es una de las más importantes en el proceso de mantenimiento y perfeccionamiento del Sistema de Control Interno.

Tal y como la estrategia de seguimiento de la Municipalidad lo indica, dos veces al año se aplica un ejercicio puntual de seguimiento en donde cada Director (a) o encargado de área en el caso de la Alcaldía, debe rendir cuentas con respecto a las acciones de mejora que se habían comprometido a cumplir cada una de las jefaturas o encargados de proceso a su cargo.

Antecedentes

El origen de la presente etapa, así como de la etapa de Seguimiento ejecutada en mayo de este año, nace directamente de las Normas de Control Interno para el Sector Público, Capítulo VI, donde se establece la necesidad de contar con actividades permanentes y periódicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema a lo largo del tiempo. Así como, definir las orientaciones pertinentes para llevar a cabo dichas actividades.

 

Objetivo General

  • Aplicar la segunda parte de la estrategia de seguimiento institucional para el año 2017, mediante la revisión de los informes de seguimiento de las acciones pendientes por ejecutar en este año, por los titulares subordinados en cada una de las áreas o unidades a su cargo.

  •  

Objetivos Específicos:

  • Realizar una depuración para las acciones de mejora pendientes de ejecución por área, y que de esta manera se indicara la cantidad que iban a ser cumplidas en el 2017 y las que por motivos específicos deben pasarse al 2018.

  • Recordar a los Directores (as) y la Alcaldía la estrategia de seguimiento institucional con énfasis en la recopilación de evidencias para la conformación del expediente de control interno por área.

  • Consolidar los resultados de las etapas de seguimiento 2017, para unificarlos en un informe que será presentado por la Comisión de Control Interno.

 

 

Alcance

 

 

*    Las áreas municipales que debían emitir su informe de seguimiento en esta etapa son: Alcaldía, Dirección Administrativa Financiera, Dirección de Servicios Públicos, Dirección del Área Social y la Dirección Técnica Operativa.

*    En esta ocasión, las evidencias de las acciones de mejora cumplidas al 100% debían entregarse a la Consultoría, ya sea de manera física o digital, organizadas por departamento y número de acción de mejora para facilitar su identificación. No se visitaron los departamentos para que de esta manera existiera un mayor compromiso de recopilar la información a tiempo y de la manera indicada desde la reunión inicial. Esto con el fin de acercar a cada encargado de área a la realidad a la que se podrán enfrentar en caso de que algún sujeto interesado les pida a futuro el expediente de control interno para verificar su contenido.

 

Limitaciones

 

*    A pesar de las indicaciones específicas que se brindaron en la reunión inicial de la Etapa de Seguimiento E-2, la Alcaldía y el área staff no presentó las evidencias de las acciones reportadas como cumplidas al 100%. Además, en el caso de esta área, las unidades o encargados de coordinación de la Comisión de Capacitación, Recursos Humanos, Secretaría del Concejo, Comisión de Reestructuración y la Comisión Gerencial no presentaron su informe de seguimiento.

*    En el caso de la Dirección del Área Social, las evidencias de las acciones de mejora se presentaron en digital, pero no fueron organizadas por unidad y por número de acción de mejora como se había indicado, dificultando la revisión de la información.

*    La Dirección Administrativa Financiera presentó la evidencia de las acciones cumplidas también en digital, por número de acción, pero omitió el clasificarlas por unidad responsable de la acción.

 

Metodología

 

Para el desarrollo de esta segunda etapa de seguimiento, se llevaron a cabo los siguientes pasos:

  1. Revisión final o depuración de las acciones de mejora que se encontraban pendientes de ejecución a la fecha.

Esta actividad correspondió a una recomendación puntual que se presentó en el informe de la Etapa E-1 2017. Se desarrolló en el mes de julio del 2017 y permitió determinar cuáles acciones se iban a cumplir en el 2017 y cuales se iban a postergar para ser cumplidas en el 2018. Esta actividad arrojó como resultado un reporte parcial de la Etapa E-2 presentado a la Comisión de Control Interno en agosto 2017. Los principales resultados de este informe parcial se retomarán en el primer apartado de resultados de este presente informe.

  1. Envío de formatos para la recopilación de la información de Seguimiento.

El 16 de agosto del 2017 se entregaron de manera digital a la Comisión de Control Interno los formatos con las acciones de mejora pendientes por área. Estos formatos fueron enviados a cada encargado de área por correo, para que empezaran a recopilar la información de las acciones cumplidas y el estado de las que se encontraban en proceso.

  1. Reunión con Directores y Alcaldía para explicación y detalles de la etapa final de Seguimiento 2017.

En esta reunión, en la cual se convocó a la Alcaldía y los Directores, se les explicó con detalle el cronograma de actividades, los formatos de las tablas de acciones de mejora actualizadas en versión digital, y la forma de presentación de las evidencias de las acciones de mejora cumplidas ya sea en modalidad física o en digital.   El cronograma se puede visualizar en el Anexo N°1.

  1. Espacio programado para que los coordinadores municipales, Directores (as)  y la Alcaldía preparen su informe de Seguimiento.

Durante el proceso se asignaron dos semanas para que todos elaboraran el informe de seguimiento respectivo. Los coordinadores debían remitir su informe al superior jerárquico directo, y ellos por su parte compilaban los informes en un informe por área, el cual enviaban vía digital a la Comisión de Control Interno y a las consultoras.

  1. Recopilación y revisión de evidencias

Un día después de la fecha límite para la presentación de los informes, la Consultoría visitó cada una de las áreas municipales para recoger los expedientes de control interno. La Dirección Técnica Operativa y la Dirección de Servicios Públicos presentaron su expediente de manera física y el resto lo presentó en digital.

Con la información presentada por los encargados de área, las consultoras procedieron a hacer una revisión general de la evidencia para cada acción cumplida. En el caso de la Alcaldía y el staff, no fue posible verificar las acciones cumplidas, por lo que estas acciones deberán ser revisadas de manera prioritaria en la primera etapa de Seguimiento del 2018.

 

Resultados

Se presentan a continuación los resultados de esta etapa, mismos que detallan la cantidad de acciones cumplidas en este segundo semestre del 2017.

Se muestra además la consolidación de los resultados del seguimiento para el 2017, con los resultados de las dos etapas aplicadas este año.  Además, se hará un recuento de la cantidad de acciones que quedan pendientes para el 2018.

 

Depuración de acciones de mejora pendientes

La consultoría preparó y envió cinco tablas en total que contenían las acciones pendientes de ejecutar a inicios de julio 2017, una para la Alcaldía y el staff, otra para la Dirección Administrativa Financiera, para la Dirección del Área Social, la Dirección Técnica Operativa y la Dirección de Servicios Públicos.

Con la información recibida, se procedió a elaborar un cuadro resumen que se le presentó a la Comisión de Control Interno, mismo que se detalla seguidamente:

UNIDADES EVALUADAS

TOTAL DE ACCIONES POR CUMPLIR (INICIAL)

TOTAL DE ACCIONES POR CUMPLIR (ACTUAL)

DIFERENCIA

Dirección Administrativa Financiera

80

31

49

Alcaldía y staff

69

48

21

Dirección del Área Social

37

30

7

Dirección de Servicios Públicos

19

15

4

Dirección Técnica Operativa

17

15

2

TOTAL DE LAS 5 ÁREAS

222

139

83


Como se observa en el cuadro, a nivel municipal existía un total de 222 acciones de mejora por ejecutar al cierre de este año. Después del análisis respectivo que hizo cada jefatura, quedan en total por cumplir 139 acciones, 83 menos que la cifra original. En cuanto a los motivos que generaron que estas acciones no se puedan cumplir para este 2017, los principales corresponden a la falta de personal para poderlas ejecutar y el hecho de que el cumplimiento de la acción de mejora dependa directamente de otras unidades.

En el siguiente cuadro se muestra un resumen de los motivos reportados por las jefaturas.

 ÁREAS

MOTIVOS PARA PASARLAS AL 2018

FALTA DE PERSONAL

FALTA DE PRESUPUESTO

DEPENDE DE OTRAS UNIDADES

REESTRUCTURACIÓN

IMPLEMENTACIÓN SISTEMA INTEGRADO

EDIFICIO MUNICIPAL

NO APLICA

Dirección Administrativa Financiera

24

5

4

1

8

1

6

 

Alcaldía y staff

1

1

10

4

1

0

4

 

Dirección del Área Social

0

2

1

1

0

3

0

 

Dirección de Servicios Públicos

0

0

2

0

1

0

1

 

Dirección Técnica Operativa

0

0

1

1

0

0

1

 

TOTAL DE LAS 5 ÁREAS

25

8

18

7

10

4

12

30%

10%

22%

8%

12%

5%

14%

 

 

Con este insumo, se procedió a entregar a la Comisión de Control Interno las tablas que darían inicio a la etapa de Seguimiento E-2 2017, incluyendo en esta información únicamente las 139 acciones que las jefaturas se comprometieron a cumplir en lo que quedaba del año.  

                 

Conclusiones

*    Las cinco áreas municipales, Alcaldía y staff, Dirección Administrativa Financiera, Dirección del Área Social, Dirección de Servicios Públicos y la Dirección Técnica Operativa presentaron su informe de seguimiento de manera oportuna. En el caso de la Alcaldía y staff, no se contó con las evidencias de las acciones cumplidas al 100% y algunos responsables de la implementación de acciones de mejora no enviaron su rendición de cuentas tal y como se les solicitó.

*    La Dirección del Área Social logró un 73% de cumplimiento de las acciones al 100%, seguido de la Dirección Administrativa Financiera con un 42%. La Dirección Técnica Operativa reportó un 27% al 100%, mientras que la Alcaldía y la Dirección de Servicios obtuvieron un 21 y 20% respectivamente.

*    El promedio institucional de cumplimiento al 100% para esta etapa de Seguimiento E-2 es de tan solo un 37%, considerando que se implementaron 52 acciones de un total de 139.

*    Se destaca que la Dirección Técnica Operativa, la Dirección de Servicios Públicos y la Dirección Administrativa Financiera tienen un manejo adecuado de la sistematización de sus expedientes de control interno, no así el Área Social ni la Alcaldía.

*    Contemplando las etapas de Seguimiento E-1 y E-2, hubo un aumento porcentual de 17 puntos de una fase a otra, sin perder de vista que en la E-1 debían cumplirse 260 acciones y en la E-2 139.

*    Para el 2017 en total  se logró un cumplimiento promedio de 26% en las acciones al 100%, equivalente a 103 acciones, y de 45% en el acumulado con otros porcentajes de cumplimiento.

*    Para el año 2018, quedan pendientes de implementar al 100%, 170 acciones de mejora, donde el fuerte se ubica en la Dirección Administrativa Financiera y la Alcaldía junto con sus unidades staff.

 

Recomendaciones

*    Divulgar a nivel institucional los resultados expuestos en el presente informe, en donde se muestra un panorama preciso del avance en cuanto a la implementación de acciones de mejora para este 2017.

*    Se recomienda que, a principios del 2018, se vuelva a hacer por área un ejercicio de revisión y depuración de las acciones de mejora pendientes a la fecha, para que de esta forma se defina una estrategia para la implementación de estas acciones con un horizonte máximo a finales del 2018.

*    En el caso de la Dirección del Área Social y la Alcaldía junto con el staff, se sugiere que mejoren la confección del expediente de control interno, de manera que esté disponible para consulta por cualquier sujeto interesado, en el momento que se requiera, y se logren identificar con facilidad las evidencias asociadas a la acción de mejora correspondiente.

*    A nivel general, para el manejo del expediente de control interno se les recuerda que cada acción de mejora debe de ir clasificada por la unidad responsable de su ejecución e identificada por el número de acción de mejora asignado en las tablas de seguimiento. Además, debe ser una práctica continua, el ir archivando ya sea en físico o en digital, todas las evidencias de cumplimiento de las acciones, indiferentemente de que se estén solicitando como parte de la etapa de seguimiento.

*    Se recomienda que para complementar la revisión documental que se realizó para este informe, se programen unas visitas para realizar un muestreo que permita verificar con mayor precisión el cumplimiento de acciones de mejora que se están reportando como cumplidas en este informe, en especial aquellas que no contaron con evidencia en esta ocasión.

*    Se recomienda a la Comisión de Control Interno aplicar el Reglamento de Control Interno en aquellos casos en que no se presentó el informe, principalmente si existe reincidencia.

*    Complementario a este documento, a finales de noviembre se presentará un cierre de los resultados de la consultoría 2013-2017, donde se detallará, el desempeño en cuanto a rendición de cuentas por unidad, desde los inicios del proceso, considerando también la lista puntual de acciones de mejora pendientes por área. 

Fuente original: Municipalidad de Belén


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